1. Wprowadź żelazną dyscyplinę w zarządzaniu należnościami

To absolutnie krok numer jeden. Przestań być biernym wierzycielem, który wstydzi się upomnieć o swoje pieniądze. To nie jest nietakt, to profesjonalizm i dbanie o własny biznes.

• Zautomatyzuj proces: Ustaw w swoim programie do fakturowania automatyczne przypomnienia wysyłane na kilka dni przed terminem płatności i dzień po nim.
• Stwórz procedurę: Co robisz, gdy faktura jest przeterminowana o 7 dni? A o 14? Zdefiniuj kolejne kroki – od uprzejmego maila, przez telefon, aż po oficjalne wezwanie do zapłaty. Jasna procedura zdejmuje z Ciebie ciężar każdorazowego zastanawiania się „co teraz?”.
• Rozważ zachęty: Czasem warto zaoferować niewielki rabat (np. 2%) za płatność przed terminem. Dla niektórych kontrahentów to świetna motywacja.

2. Wykorzystaj faktoring, by „odmrozić” pieniądze z faktur

Jeśli działasz w branży, gdzie długie terminy płatności (30, 60, 90 dni) są normą, faktoring może całkowicie odmienić Twoją sytuację. Zamiast czekać miesiącami na pieniądze, sprzedajesz nieprzeterminowaną fakturę firmie faktoringowej.

• Jak to działa? Wypłacają Ci nawet do 90% jej wartości niemal natychmiast. Resztę otrzymujesz, gdy Twój kontrahent opłaci fakturę faktorowi.
• Faktoring z regresem czy bez? Warto znać różnicę. Faktoring z regresem (popularniejszy i tańszy) oznacza, że jeśli Twój klient nie zapłaci, Ty musisz zwrócić zaliczkę faktorowi. Faktoring bez regresu (droższy) przenosi ryzyko niewypłacalności na firmę faktoringową.

To potężne narzędzie, które zamienia odległe należności w realną gotówkę tu i teraz.

3. Zabezpiecz się kredytem obrotowym lub linią kredytową

To Twoja finansowa apteczka na nieprzewidziane sytuacje.

• Kredyt obrotowy: To celowy kredyt na finansowanie bieżącej działalności – np. zakup towarów czy opłacenie ZUS. Zwykle jest tańszy, ale mniej elastyczny.
• Linia kredytowa w koncie: To przyznany limit dodatkowych środków na Twoim koncie firmowym. Działa jak debet – korzystasz, kiedy potrzebujesz, i spłacasz, gdy masz nadwyżkę. Płacisz odsetki tylko od wykorzystanej kwoty.

Ważne: To narzędzia do zarządzania przejściowymi problemami, a nie stałe źródło finansowania działalności. Ich celem jest łatanie dziur, a nie budowanie mostów.

4. Zoptymalizuj swój Cykl Konwersji Gotówki (CCC)

To kluczowy wskaźnik, który pokazuje, ile dni mija od momentu wydania pieniędzy (np. na materiały) do momentu otrzymania zapłaty od klienta. Im krótszy cykl, tym zdrowiej. Składa się z trzech elementów:

• Skróć cykl rotacji należności (DSO): To jest punkt 1 – szybciej odzyskuj pieniądze od klientów.
• Skróć cykl rotacji zapasów (DIO): To jest punkt 6 – nie pozwól, by towar zalegał na magazynie.
• Wydłuż cykl rotacji zobowiązań (DPO): To jest punkt 5 – negocjuj dłuższe terminy płatności u dostawców.

Celem jest maksymalne skrócenie dwóch pierwszych i rozsądne wydłużenie trzeciego.

5. Buduj partnerskie relacje z dostawcami

Twoi dostawcy to partnerzy, a nie przeciwnicy. Jeśli jesteś rzetelnym, stałym klientem, masz mocną pozycję negocjacyjną.

• Rozmawiaj o terminach: Spróbuj wynegocjować wydłużenie standardowych terminów płatności. Nawet dodatkowe 7 czy 14 dni może znacząco poprawić Twoją pozycję finansową i dać Ci cenny oddech.
• Pytaj o rabaty za wcześniejszą płatność: Jeśli akurat masz nadwyżkę gotówki, zapytaj o możliwość uzyskania rabatu (skonta) za opłacenie faktury przed terminem. To buduje wizerunek solidnego partnera.

6. Pozbądź się „półkowników” – inteligentne zarządzanie zapasami

Zalegający w magazynie towar to zamrożony kapitał. To pieniądze, które nie pracują i nie generują zysku.

• Zasada 80/20: Przeanalizuj sprzedaż. Zapewne 20% Twoich produktów generuje 80% przychodu. Skup się na zapewnieniu dostępności tych bestsellerów.
• Identyfikuj „półkowniki”: Regularnie sprawdzaj, co nie sprzedaje się od miesięcy. Może to przestarzały model, zły rozmiar czy kolor.
• Uwalniaj gotówkę: Zorganizuj wyprzedaż, stwórz promocje, dodawaj te produkty jako gratisy do większych zamówień. Nawet sprzedaż po kosztach jest lepsza niż trzymanie zamrożonej gotówki w niesprzedawalnym produkcie.

7. Stwórz „Fundusz Spokoju Właściciela”

Gdy już odzyskasz kontrolę nad przepływami, zacznij myśleć prewencyjnie. Zbuduj rezerwę finansową.

• Wyznacz cel: Twoim celem powinno być zgromadzenie kwoty równej 3-6 miesiącom stałych kosztów operacyjnych Twojej firmy.
• Automatyzuj oszczędzanie: Ustaw stałe zlecenie przelewu, które co miesiąc będzie przesyłać nawet niewielką część zysków na osobne konto oszczędnościowe.
• Nie ruszaj bez potrzeby: Taka poduszka finansowa to Twój fundusz awaryjny – na wypadek nagłej awarii, utraty kluczowego klienta czy nieprzewidzianego kryzysu. To ona zapewni Ci spokojny sen.